Das EAF steht jedem Interessierten zur Benutzung offen. Die rechtlichen Grundlagen regelt die "Anordnung über die Sicherung und Nutzung der Archive der Katholischen Kirche vom 12. Dezember 1988", die Einzelheiten die Benutzungsordnung. Die Genehmigung zur Benutzung des EAF wird aufgrund eines Benutzungsantrags erteilt, der für jedes Kalenderjahr und für jedes neue Forschungsthema separat zu stellen ist. Die Benutzung ist gebührenfrei, Kosten für Kopien werden nach Maßgabe der Gebührenordnung in Rechnung gestellt.

Öffnungszeiten:

Das EAF ist in der Regel montags bis donnerstags jeweils von 8 bis 12:30 Uhr und von 13:30 bis 17 Uhr geöffnet, freitags von 8 bis 12 Uhr.  

Lesesaal:

Im Lesesaal stehen bis zu acht Arbeitsplätze (jeweils mit Stromanschluß) zur Verfügung. Eine Terminvereinbarung mit Platzreservierung ist in der Regel nicht erforderlich, wird jedoch empfohlen (Tel: 0761 / 2188-260). Um die Benutzung des Archivs möglichst effektiv zu machen - und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern - sollte dem jeweils ersten Besuch grundsätzlich eine schriftliche Anfrage vorausgehen.

Mikrofilmarbeitsplätze:

Das EAF verfügt über fünf Mikrofilm-Lesegeräte (davon drei mit Kopiermöglichkeit). Aufgrund des anhaltend großen Interesses an Familien- und Ahnenforschung sind diese stets auf längere Zeit hinaus ausgebucht. Terminvereinbarung und Reservierung sind daher unabdingbar, die Wartezeit beträgt üblicherweise ca. vier bis sechs Wochen.